Стенограмма собрания или совещания: что должно быть в документе, чтобы на него можно было ссылаться

Стенограмма и протокол — не одно и то же

Протокол фиксирует решения: повестку, итоги голосования, поручения. Стенограмма фиксирует речь: каждую реплику каждого участника в том порядке, в каком она прозвучала. Протокол пишут по итогам, стенограмму делают по записи.

На протокол ссылаются, когда нужно показать, что решили. На стенограмму — когда важно, кто и как это предложил, кто возражал и какими словами. Поэтому стенограмму часто заказывают для собраний акционеров и собственников, советов директоров, ученых советов, общественных слушаний и рабочих совещаний, где обсуждение потом может стать предметом спора.

Шапка документа

Шапка — первое, что видит читатель через год. В ней обычно указывают:

• название мероприятия и организации;
• дату, время начала и окончания записи;
• место проведения или формат (очно, онлайн, смешанный);
• имя файла записи и его длительность;
• формат текста: дословный или отредактированный.

Имя файла кажется мелочью, но именно оно связывает документ с записью. Если записей несколько, в шапке перечисляются все.

Участники и разметка говорящих

Каждая реплика в стенограмме начинается с указания, кто говорит. Удобнее всего — фамилия с инициалами или роль: «Председатель», «Секретарь», «Докладчик». Для этого исполнителю нужен список участников, а лучше — запись, где участники представились в начале.

Если человек на записи не назвал себя и его голос невозможно уверенно отличить, в тексте ставится «Участник 3» или «Голос из зала», а не догадка. Неверно приписанная реплика опаснее, чем честно обезличенная.

Тайм-коды

Тайм-код — отметка времени записи рядом с репликой, например [00:47:12]. По нему любой читатель находит нужное место в файле за секунды и может переслушать его сам. Для документа, на который будут ссылаться, тайм-коды стоит ставить при каждой смене говорящего.

Тайм-коды особенно полезны, если стенограмма может понадобиться юристу. Как они работают в суде, разобрано в статье о стенограмме судебного заседания.

Неразборчивые места

На любой записи собрания есть фрагменты, где говорят одновременно, кашляют или отходят от микрофона. Правильная стенограмма не «додумывает» такие места, а помечает их: [неразборчиво, 01:12:05]. Если слово слышно частично, ставится пометка с вариантом и вопросительным знаком.

Такие пометки — признак добросовестной работы, а не брака. Перед сдачей редактор прослушивает запись и проверяет весь текст, сокращая число таких мест до тех, что действительно не слышны.

Подпись и хранение

Чтобы на стенограмму можно было опираться внутри организации, её обычно утверждают: председатель или секретарь подписывает документ, а к нему прикладывают или хотя бы указывают исходную запись. Порядок утверждения задаёт ваш устав или регламент, исполнитель расшифровки его не заменяет.

Храните запись и стенограмму вместе и в одном месте. Текст без записи проверить нельзя, а запись без текста никто не будет слушать целиком.

Типичные ошибки

• Нет списка участников. Исполнитель размечает «Участник 1–8», а потом заказчик тратит час, чтобы сопоставить номера с людьми.
• Запись разбита на куски без порядка. Если файлов несколько, пронумеруйте их и укажите, где были перерывы, — иначе в стенограмме появятся «дыры».
• Смешаны протокол и стенограмма. Если нужен и тот и другой документ, закажите стенограмму, а протокол составьте по ней: в обратную сторону не получится.
• Отредактированный текст вместо дословного. Для документа, на который будут ссылаться в споре, «гладкий» пересказ не подходит: важны именно формулировки.
• Запись удалена после расшифровки. Без исходного файла текст нельзя перепроверить, а значит, на него сложнее опереться.

Пример фрагмента

Так выглядит фрагмент дословной стенограммы с разметкой и тайм-кодами:

[00:47:12] Председатель (Иванова А. С.): Переходим к третьему вопросу. Кто за то, чтобы перенести срок на декабрь?

[00:47:20] Петров В. Н.: Я против. Мы это уже обсуждали в мае, и… [неразборчиво, 00:47:26]

[00:47:29] Голос из зала: [говорят одновременно]

Фамилии и реплики здесь условные. По такому тексту видно, кто и когда высказался, а спорное место легко найти в записи.

Как подготовить заказ

• Пришлите ссылку на запись в облаке — загружать файл на сайт не нужно.
• Приложите повестку и список участников с должностями.
• Укажите формат: дословный или отредактированный текст, нужны ли тайм-коды.
• Назовите срок, к которому нужен документ.

Подробнее об услуге — на странице стенограммы. Стоимость и срок называем после оценки записи, порядок описан на странице цен.