Как из записи часового совещания получить протокол с решениями, сроками и ответственными

Протокол и стенограмма — разные документы

Стенограмма — это полный текст разговора: каждая реплика каждого участника в том порядке, в каком она прозвучала. Протокол — короткий итог: что обсуждали, что решили, кто и к какому сроку делает. Стенограмма отвечает на вопрос «как это было», протокол — «что теперь делаем».

Протокол читают все, стенограмму — когда возник спор. Если через месяц кто-то скажет «я на такой срок не соглашался», открывают текст и находят нужную минуту. Поэтому в хорошем процессе есть оба документа, а протокол опирается на стенограмму.

Подробно о том, что должно быть в полном тексте собрания, рассказано в статье о стенограмме собрания.

Почему сначала нужна проверенная расшифровка

Составлять протокол «по памяти» или прямо по записи — долго и рискованно. Чтобы найти три решения в часовом разговоре, придётся переслушать его целиком, а то и дважды. При этом легко перепутать, кто именно взял задачу, и пропустить оговорку вроде «но только если согласуют бюджет».

Сырой текст из программы распознавания тоже плохая опора. В нём перепутаны говорящие, искажены фамилии и цифры, а именно они важнее всего в протоколе. Ошибка в сроке или имени ответственного переходит в документ, и по нему потом работают.

Проверенная расшифровка решает эти проблемы. В ней размечены говорящие, имена записаны правильно, а тайм-коды — отметки времени рядом с репликами — позволяют за секунды найти любое место в записи. Перед сдачей редактор прослушивает запись и проверяет весь текст.

Что войдёт в протокол

Когда текст готов, протокол собирается быстро. Обычно в нём есть:

• дата, время и формат совещания;
• список участников;
• повестка или темы обсуждения;
• принятые решения — каждое отдельным пунктом;
• ответственный за каждое решение;
• срок исполнения;
• открытые вопросы, по которым договориться не удалось.

Рядом с решением полезно ставить тайм-код из расшифровки. Тогда любой участник сможет проверить формулировку сам, не переслушивая весь час.

Как сделать протокол по расшифровке

1. Прочитайте текст с карандашом и отметьте места, где звучат слова «решили», «договорились», «беру на себя», «до пятницы».
2. Выпишите каждое решение одной фразой, без пересказа обсуждения.
3. Рядом укажите, кто отвечает и к какому сроку.
4. Отдельно перечислите вопросы, которые остались открытыми.
5. Разошлите протокол участникам и попросите поправить в течение дня.

Чтобы протокол было легче составить, при заказе выберите отредактированный текст: в нём убраны повторы и слова-паразиты, а смысл реплик сохранён. Если важны точные формулировки, нужен дословный вариант. Разница между форматами разобрана в статье о видах расшифровки.

Частые ошибки

• Протокол без ответственных. «Решили доработать отчёт» — кто дорабатывает и к какому числу? Без этого решение повисает.
• Пересказ вместо решений. Протокол на три страницы никто не читает. Обсуждение остаётся в стенограмме.
• Запись не сохранили. Без исходного файла спорное место нельзя перепроверить.
• Не прислали список участников. В расшифровке появятся «Участник 1–8», и сопоставлять их с людьми придётся вручную.

Условный пример

Пример условный. В записи на 00:41:15 руководитель говорит: «Отчёт по продажам Смирнова готовит к двадцатому, а цены пересматриваем только после него». В протоколе это превращается в две строки: «Подготовить отчёт по продажам — Смирнова, до 20-го числа» и «Пересмотр цен — после отчёта, ответственный будет назначен». По тайм-коду любой может проверить, так ли это было сказано.

Как заказать расшифровку совещания

• Пришлите ссылку на запись в облаке — загружать файл на сайт не нужно.
• Приложите список участников и, если есть, повестку.
• Укажите формат: дословный или отредактированный текст, нужны ли разделение по спикерам и тайм-коды.

Написать можно через форму или Telegram-бот. Подробнее об услуге — на странице стенограммы. Стоимость и срок называем после оценки записи, порядок описан на странице цен.